რატომ უნდა მოხდეს დოკუმენტების დიგიტალიზაცია? დოკუმენტები და საქმიანი ჩანაწერები, რომლებიც გაციფრულია, ამცირებს შენახვის ხარჯებს, ზოგავს დროს მოძიებაში, შეიძლება გაზიაროთ გლობალურად და შეიძლება უფრო ეფექტურად თვალყური ადევნოთ შესაბამისობას. ორგანიზაციაში დოკუმენტების სკანირება და გამოსახულება იძლევა მასშტაბურ გადაწყვეტას ჩანაწერის ინფორმაციის მართვისთვის.
რატომ გვჭირდება დოკუმენტების დიგიტალიზაცია?
რატომ უნდა მოხდეს დოკუმენტების დიგიტალიზაცია? დოკუმენტები და ბიზნეს ჩანაწერები, რომლებიც გაციფრულია, ამცირებს შენახვის ხარჯებს, დაზოგავს დროს მოძიებაში, შეიძლება გაიზიაროს გლობალურად და შეიძლება უფრო ეფექტურად თვალყური ადევნოს შესაბამისობას. ორგანიზაციაში დოკუმენტების სკანირება და გამოსახულება იძლევა მასშტაბურ გადაწყვეტას ჩანაწერის ინფორმაციის მართვისთვის.
რა დოკუმენტები უნდა გაციფრული?
პერსონალური დოკუმენტები
- დაბადების მოწმობები.
- სოციალური დაზღვევის ბარათები.
- ქორწინებისა და განქორწინების დოკუმენტები.
- ნებისყოფა და ნდობა.
- სახლის, მანქანისა და სიცოცხლის დაზღვევის პოლისი.
- ქონების აქტები.
- საგადასახადო დეკლარაცია.
- პასპორტები (თუმცა სკანირებული ასლები არ არის მოქმედი, კარგია სარეზერვო ასლი)
უსაფრთხოა მნიშვნელოვანი დოკუმენტების სკანირება?
არაფერი. თქვენი ასლები და სკანირება არ არის გამიზნული, როგორც დოკუმენტების ჩანაცვლება, რომელიც შეიძლება დაკარგოთ. ისინი მიზნად ისახავს წარმოადგინონ გარკვეული მტკიცებულება იმისა, თუ რა იყო ორიგინალ დოკუმენტებზე, როგორც ჰეჯირების დროს ახალი დოკუმენტების შექმნას.
რას ნიშნავს დოკუმენტების დიგიტალიზაცია?
დიგიტალიზაცია არსებითად ნიშნავს ფიზიკური დოკუმენტის სკანირებას ციფრული ასლის შესაქმნელად, რომელიც შეიძლება შეინახოს ციფრულად. ტიპიური დიგიტალიზაციის პროცესი, სავარაუდოდ, მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს: განსაზღვრეთ მიზანი და ფარგლები. შეაფასეთ რა არის თქვენს არქივში.
